When a person who is not a parent will attend a school event

In this case, you want to tell the teacher whether you can attend a school event such as a parent-child field trip or Parents’ Day. If an attendance confirmation form is provided, just fill out the form and hand it in. If there is no form, you can use the renrakucho to inform the school whether you will attend. The following model shows an example of a message informing the school that a person who is not a parent will attend a school event. Expressing regret at being unable to attend and mentioning your child’s anticipation of the event will convey your positive attitude towards the school.

Model

ふりがな ON ふりがな OFF
おはようございます。
親子(おやこ)遠足(えんそく)ですが、その日(ひ)は私(わたし)も夫(おっと)も仕事(しごと)を休(やす)むことができません。代(か)わりにおじいちゃんが参加(さんか)してくれるそうです。（子(こ)の名前(なまえ)）もおじいちゃんも、とても楽(たの)しみにしています。
よろしくお願(ねが)いします。
佐藤(さとう)
おはようございます。
親子遠足ですが、その日は私も夫も仕事を休むことができません。代わりにおじいちゃんが参加してくれるそうです。（子の名前）もおじいちゃんも、とても楽しみにしています。
よろしくお願いします。
佐藤
Good morning. Regarding the parent-child field trip, neither my husband nor I are able to take a day off work on that day. My child's grandfather is going to go in our place.（Child’s name）and his/her grandfather are very much looking forward to it. Thank you.
Sato

Conversational flow and useful expressions

Greeting

ふりがな ON ふりがな OFF
おはようございます。
おはようございます。
Good morning.

Useful phrases

Regarding...

ふりがな ON ふりがな OFF
親子遠足おやこえんそくですが、
親子遠足ですが、
Regarding the parent-child field trip,
ふりがな ON ふりがな OFF
保育参観ほいくさんかんですが、
保育参観ですが、
Regarding Parents’ Day,

Reason

ふりがな ON ふりがな OFF
その日ひは私わたしも夫おっとも仕事しごとを休やすむことができません。
その日は私も夫も仕事を休むことができません。
Neither my husband nor I are able to take a day off work on that day.
ふりがな ON ふりがな OFF
残念ざんねんですが、私わたしも夫おっとも都合つごうがつきません。
残念ですが、私も夫も都合がつきません。
Unfortunately, neither my husband nor I are free on that day.

What you will do

ふりがな ON ふりがな OFF
代かわりにおじいちゃんが参加さんかしてくれるそうです。
代わりにおじいちゃんが参加してくれるそうです。
My child's grandfather is going to go in our place.
ふりがな ON ふりがな OFF
代かわりに（子この名前なまえ）のおばが参加さんかしてくれるそうです。
代わりに（子の名前）のおばが参加してくれるそうです。
（Child’s name)'s aunt will attend in our place.

Child’s attitude, etc.

ふりがな ON ふりがな OFF
（子この名前なまえ）もおじいちゃんも、とても楽たのしみにしています。
（子の名前）もおじいちゃんも、とても楽しみにしています。
（Child’s name）and his/her grandfather are very much looking forward to it.
ふりがな ON ふりがな OFF
（子この名前なまえ）は、「おばちゃんを案内あんないする！」とはりきっています。
（子の名前）は、「おばちゃんを案内する！」とはりきっています。
（Child’s name）is excited to show his/her aunt around!

Closing

ふりがな ON ふりがな OFF
よろしくお願ねがいします。
よろしくお願いします。
Thank you.

Useful phrases

Parent's name

ふりがな ON ふりがな OFF
佐藤さとう
佐藤
Sato

Useful phrases

Informing the school whether you will attend a school event

Writing an apology for something that you have forgotten Writing a thank you note or an apology for borrowing something belonging to the school, or for something a teacher did for your child Writing a reply to a request from the school When teachers express concern or gladness for your child or family with regards to something that is not related to school life Informing the school whether you will attend a school event Contacting the school about the parent-teacher conference schedule